El proceso de coordinación comienza con comprender tu situación específica. Nos reunimos con tu equipo para aprender sobre tus operaciones comerciales, espacio actual, nueva ubicación y los desafíos que anticipas durante la reubicación.
Recopilamos información sobre tu oficina actual incluyendo metros cuadrados, número de estaciones de trabajo, equipamiento especializado, infraestructura tecnológica y requisitos de almacenamiento. Este inventario forma la base para planificar la logística de la mudanza.
También discutimos tus restricciones de cronograma, parámetros presupuestarios y cualquier requisito de continuidad del negocio que afectará cómo se programa la reubicación. Algunos negocios pueden cerrar por un fin de semana para completar la mudanza, mientras que otros necesitan transiciones por fases que mantienen operaciones parciales durante el proceso.
Visitamos tanto tu ubicación actual como el nuevo espacio. En la ubicación actual, evaluamos desafíos logísticos como acceso a ascensores, disponibilidad de muelle de carga y restricciones de estacionamiento. En la nueva ubicación, evaluamos la preparación del espacio e identificamos cualquier trabajo de preparación necesario antes de la mudanza.
Identificamos quién necesita estar involucrado en la planificación y toma de decisiones. Esto típicamente incluye liderazgo ejecutivo, jefes de departamento, gerentes IT, personal de instalaciones y a veces representantes de RR.HH. o finanzas. Comprender la estructura de toma de decisiones nos ayuda a comunicarnos efectivamente durante el proyecto.
Con la información de evaluación recopilada, desarrollamos un plan integral de reubicación. Este plan aborda todos los aspectos de la mudanza y sirve como hoja de ruta para la ejecución.
Creamos un cronograma detallado que secuencia todas las actividades en el orden apropiado. Esto incluye tareas de preparación, la mudanza física, configuración tecnológica y actividades post-mudanza. El cronograma identifica dependencias donde ciertas tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar.
Construimos tiempo de contingencia en el cronograma para considerar demoras inesperadas. El cronograma también especifica hitos que marcan la finalización de fases mayores, proporcionando puntos de control para verificar progreso.
Trabajando con tu equipo, planificamos la distribución del nuevo espacio. Esto incluye determinar ubicaciones de departamentos, disposiciones de estaciones de trabajo, asignación de salas de reuniones y colocación de almacenamiento. Creamos planos de piso que muestran dónde se posicionarán los elementos, lo cual guía la colocación de materiales durante la mudanza.
Planificamos la logística física de transportar materiales desde la ubicación antigua a la nueva. Esto incluye determinar qué recursos de transporte son necesarios, planificar secuencias de carga y descarga, e identificar cualquier requisito de manejo especial para elementos delicados o valiosos.
Desarrollamos un plan de comunicación que especifica qué información se compartirá con diferentes audiencias y cuándo. Esto asegura que los empleados sepan qué esperar, cuándo empacar sus espacios de trabajo y cuáles son sus responsabilidades durante la transición.
Identificamos riesgos potenciales que podrían afectar la reubicación y desarrollamos estrategias de mitigación. Esto podría incluir planes de respaldo para fallas de proveedores, enfoques para manejar problemas tecnológicos o alternativas si ocurren demoras en el cronograma.
Antes de la mudanza real, tiene lugar trabajo significativo de preparación. Esta fase asegura que todo esté listo para ejecución eficiente cuando llegue el día de mudanza.
Si aún no tienes proveedores seleccionados, asistimos con reunir propuestas y evaluar opciones para empresas de mudanzas, especialistas IT, instaladores de mobiliario y otros proveedores de servicios. Te ayudamos a comprender las capacidades y precios de diferentes proveedores para tomar decisiones informadas.
Creamos inventarios detallados de todos los elementos que se mudan. Cada elemento recibe etiquetas indicando su ubicación de destino en el nuevo espacio. Este sistema de etiquetado previene confusión durante el desempaque y asegura que los elementos lleguen donde son necesarios.
Coordinamos con especialistas IT para preparar sistemas tecnológicos para reubicación. Esto incluye respaldar datos, planificar la secuencia de desconexión de equipamiento y preparar la infraestructura tecnológica de la nueva ubicación para recibir equipamiento.
Verificamos que el nuevo espacio esté listo para recibir tus operaciones. Esto incluye confirmar que cualquier trabajo de construcción o renovación esté completo, los servicios estén conectados, los sistemas de seguridad sean funcionales y el espacio haya sido limpiado.
Trabajamos con tu equipo de comunicación interna para informar a los empleados sobre la mudanza próxima. Esto incluye instrucciones para empacar elementos personales, expectativas para el día de mudanza e información sobre la nueva ubicación.
Durante la reubicación real, proporcionamos coordinación activa para asegurar que todas las actividades procedan según el plan y los problemas sean abordados rápidamente.
Mantenemos presencia en ambas ubicaciones durante la mudanza para coordinar actividades, responder preguntas y tomar decisiones en tiempo real a medida que surgen situaciones. Esta supervisión directa asegura que el trabajo progrese eficientemente y cualquier problema sea resuelto inmediatamente.
Coordinamos el trabajo de diferentes proveedores de servicios para asegurar que completen tareas en la secuencia apropiada sin conflictos. Esto incluye dirigir mudadores, coordinar con especialistas IT y supervisar ensamblaje de mobiliario.
A medida que se completa el trabajo, verificamos calidad y corrección. Esto incluye revisar que los elementos lleguen a sus ubicaciones designadas, el mobiliario sea ensamblado apropiadamente y el equipamiento esté posicionado según el plan de espacio.
Cuando surgen problemas inesperados, evaluamos la situación, desarrollamos soluciones e implementamos acciones correctivas. Nuestra experiencia con reubicaciones nos permite manejar problemas eficientemente sin descarrilar el cronograma general.
Mantenemos comunicación con tu equipo de liderazgo durante la mudanza, proporcionando actualizaciones de estado e informándoles de cualquier problema o cambio significativo. Esto mantiene a los interesados informados y les permite tomar decisiones sobre sus operaciones comerciales.
Después de que la mudanza física esté completa, proporcionamos soporte de seguimiento para abordar problemas restantes y asegurar una transición completa.
Coordinamos pruebas de todos los sistemas para verificar funcionalidad. Esto incluye sistemas tecnológicos, sistemas telefónicos, sistemas de seguridad y cualquier equipamiento especializado que tu negocio use. Identificar y resolver problemas antes de que comiencen operaciones completas previene pérdida de productividad.
Rastreamos y coordinamos la resolución de cualquier problema identificado después de la mudanza. Esto podría incluir ajustes de mobiliario, solución de problemas tecnológicos, elementos faltantes o reclamos de daños con proveedores.
Conducimos una inspección final con tu equipo para verificar que todos los aspectos de la reubicación estén completos y el espacio esté listo para operación completa. Esta inspección proporciona una oportunidad para identificar cualquier elemento restante que necesite atención.
Proporcionamos documentación del proyecto completado incluyendo inventarios finales, notas de desempeño de proveedores y un resumen del proceso de reubicación. Esta documentación puede ser valiosa para futuras reubicaciones o modificaciones de espacio.
Discutimos qué funcionó bien y qué podría mejorarse si emprendes otra reubicación en el futuro. Esta reflexión te ayuda a comprender mejor el proceso y proporciona perspectivas para planificación futura.
Contáctanos para aprender cómo este proceso se aplica a tu situación específica
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